1 Beredskapsledelse
Den nye normalen preges av stadig raskere endringer og uforutsette hendelser som oppstår brått, og som ofte krever aktive handlinger fra virksomheters toppledere. Der det tidligere var tilstrekkelig å balansere daglig drift og planlagt strategisk endrings- og utviklingsarbeid, preges toppledelse i dag også av økte forventninger om å være beredt til å håndtere uforutsette hendelser og ulike former for krise. Vi har derfor undersøkt i hvilken grad norske topplederne opplever at de er godt forberedt til å håndtere kriser og krevende hendelser, samtidig som det går minst mulig utover daglig drift og planlagt endringsarbeid.
1.1 Beredskap i forkant av kriser og uforutsette hendelser
Følgende figur viser hvordan topplederne forholder seg til et sett utsagn knyttet til beredskap i forkant av kriser og uforutsette hendelser:
Tre av fire toppledere (75 prosent) oppgir de anser virksomheten som i stor eller svært stor grad å være i stand til å skifte raskt fra business-as-usual til å reagere på kriser. Over halvparten (57 prosent) uttrykker også at de mener at de i stor eller svært stor grad har mye oppmerksomhet på hvordan kriser kan påvirke virksomheten. Når det gjelder beredskapsplaner svarer 55 prosent at de i stor eller svært stor grad mener at slike planer må testes og trenes på for å være effektive, og omtrent like mange (56 prosent) at disse i stor eller svært stor grad gir ansatte tydelige føringer på hva de skal gjøre i en krise. Færre ser ut til å jobbe utadrettet, og 28 prosent oppgir at de ikke i det hele tatt, i liten eller mindre grad systematisk overvåker omgivelsene for å ha oversikt over forhold som kan påvirke virksomheten negativt. Tilsvarende gir om lag en like stor andel (26 prosent) at de ikke i det hele tatt, i liten eller mindre grad jobber aktivt med å bygge relasjoner med organisasjoner de kanskje må samarbeide med i en krise.
1.2 Kriseberedskap varierer mellom sektorer
Vi finner signifikante forskjeller mellom topplederne for de ulike sektorene Spekter organiserer på enkelte av utsagnene om hvorvidt virksomhetene de leder er beredt i forkant av kriser og uforutsette hendelser. Vi vil i det følgende gå gjennom disse hver for seg, og starter med utsagnet om at virksomheten har stor oppmerksomhet på hvordan kriser kan påvirke dem (figur 2):
Figur 2 viser at det er størst andeler som oppgir at de i stor eller svært stor grad har stor oppmerksomhet på hvordan kriser kan påvirke virksomheten blant toppledere for helseforetakene (66 prosent) og innen samferdsel (63 prosent). Innen de øvrige helsevirksomhetene og “annet” er andelen 53 prosent. Det er lavest andel som gir uttrykk for dette blant topplederne innen kultursektoren (42 prosent). Blant disse svarer 23 prosent i de ikke, i liten eller mindre grad har oppmerksomheten rettet mot dette.
Vi finner også forskjeller i vurderingen av virksomhetens evne til å være i stand til å skifte raskt fra business-as-usual til å reagere på kriser, noe som framgår av figur 3:
Hele 82 prosent av topplederne for helseforetakene uttrykker at de i stor eller svært stor grad er enige i at virksomheten anser seg for å være i stand til å skifte raskt bra business-as-usual til å reagere på kriser. Tilsvarende andel blant topplederne for samferdsel er 78 prosent, øvrige helsevirksomheter 74 prosent, og “annet” 72 prosent. Igjen er det en lavere andel toppledere i kultursektoren som anser seg for å kunne raskt reagere på kriser, selv om det også blant dem er en betydelig andel på 61 prosent som gir uttrykk for dette.
Når det gjelder beredskapsplaner finner vi også signifikante forskjeller mellom sektorene, og disse framgår av figur 4:
Figur 4 viser at toppledere innen helseforetakene og samferdsel skiller seg ut både når det gjelder hvorvidt virksomhetens beredskapsplaner gir ansatte tydelige føringer på hva de skal gjøre i en krise og hvorvidt de mener at planene må testes og trenes på for å være effektive. Blant topplederne for helseforetakene uttrykker 69 prosent at virksomhetenes beredskapsplaner i stor eller svært stor grad gir ansatte tydelige føringer på hva de skal gjøre i en krise, mens 70 prosent oppgir at de i stor eller svært stor grad mener at planene må testes og trenes på for å være effektive. Tilsvarende andeler blant topplederne innen samferdsel er henholdsvis 61 prosent og 73 prosent. Lavest andeler som uttrykker dette finner vi blant topplederne innen kultursektoren, med henholdsvis 37 prosent og 36 prosent, fulgt av topplederne innen øvrige helsevirksomheter (50 og 41 prosent) og “annet” (49 og 42 prosent).
Til slutt finner vi forskjeller i hvorvidt topplederne gir uttrykk for at virksomheten forbereder seg på kriser og uforutsette hendelser ved å aktivt jobbe med å bygge relasjoner med organisasjoner de kanskje må samarbeide med i en krise. Disse framgår av figur 5:
Det å forberede seg på kriser og uforutsette hendelser gjennom å aktivt bygge relasjoner til andre organisasjoner man kanskje må samarbeide med ser ut til å være mest utbredt innen helseforetakene. Her oppgir halvparten (50 prosent) av topplederne at de i stor eller svært stor grad gjør dette. Dette er fulgt av topplederne innen samferdsel og restkategorien andre sektorer, begge med 41 prosent. Blant topplederne innen øvrige helsevirksomheter er andelen som uttrykker dette 35 prosent. Bare 15 prosent av topplederne innen kultursektoren svarer at de i stor eller svært stor grad aktivt bygger relasjoner med organisasjoner de kanskje må samarbeide i en krise, og 35 prosent av lederne i kultursektoren rapporterer at de ikke, i liten eller mindre grad bygger slike relasjoner.
1.3 Kriseberedskap og erfaring
På to av utsagnene finner vi signifikante forskjeller mellom topplederne etter hvor mange års erfaring de har med ledelse. Disse framgår av figur 6:
Figur 6 viser at topplederne med lengst erfaring i noe større grad rapporterer at de i stor eller svært stor grad både systematisk overvåker omgivelsene for å ha oversikt over hvilke forhold som kan påvirke virksomheten negativt (38 prosent) og at de jobber aktivt med å bygge relasjoner med organisasjoner de kanskje må samarbeide med i en krise (40 prosent), sammenliknet med topplederne med mindre erfaring. Derimot oppgir 27 prosent av topplederne med 7-10 års erfaring og 22 prosent av lederne med minst erfaring at de ikke, i liten eller mindre grad systematisk overvåker omgivelsene. Videre oppgir 29 prosent av topplederne med 7-10 års erfaring og 28 prosent av topplederne med minst erfaring at de ikke, i liten eller mindre grad aktivt bygger relasjoner til andre organisasjoner.
1.4 Ulik beredskap i små og store virksomheter
På fem av utsagnene om å være i beredskap i forkant av kriser og uforutsette hendelser finner vi signifikante forskjeller mellom topplederne etter virksomhetsstørrelse. Vi vil i det følgende se på hver av disse separat. Vi starter med oppmerksomheten knyttet til hvordan kriser kan påvirke virksomheten, figur 7:
Vi ser her en tendens til at andelen som uttrykker at de har stor oppmerksomhet på hvordan kriser kan påvirke virksomheten øker med virksomhetsstørrelse, definert som antall ansatte. Topplederne i de minste virksomhetene skiller seg mest ut, der 29 prosent av disse gir uttrykk for at virksomheten i stor eller svært stor grad har stor oppmerksomhet på dette. Til sammenlikning er tilsvarende andel blant toppledere for de største virksomhetene 65 prosent.
Denne tendensen er enda tydeligere om vi ser på vurderingen av hvorvidt virksomheten er i stand til å skifte raskt fra business-as-usual til å reagere på kriser, noe som framgår av figur 8:
Mens hele 80 prosent av topplederne i de største virksomhetene og 78 prosent av topplederne med 200-1000 ansatte anser virksomhetene som i stor eller svært stor grad i stand til å skifte raskt fra business-as-usual til å reagere på kriser, er tilsvarende andel blant de minste virksomhetene 58 prosent.
Figur 9 viser signifikante forskjeller mellom topplederne i virksomheter av ulik størrelse på de to utsagnene som omhandler beredskapsplaner:
Figur 9 viser at andelen som svarer “i stor grad” og “i svært stor grad” på påstandene er stigende med virksomhetsstørrelse. Blant de største virksomhetene hevder 69 prosent av topplederne at virksomhetens beredskapsplaner i stor eller svært stor grad gir ansatte tydelige føringer på hva de skal gjøre i en krise, og 67 prosent rapporterer at i deres virksomhet mener de at beredskapsplaner må testes og trenes på for å være effektive. For de minste virksomhetene er andelen henholdsvis 37 prosent (tydelige føringer) og 31 prosent (teste og trene). De minste virksomhetene har høyest andel som svarer “ikke i det hele tatt”, “i liten grad” og “i mindre grad” på disse påstandene, med 29 prosent på tydelige føringer og 31 prosent på teste og trene.
Til slutt finner vi også signifikante forskjeller etter virksomhetsstørrelse på påstanden om å drive relasjonsbygging med organisasjoner de kanskje må samarbeide med under en krise. Disse framgår av figur 10:
Nok en gang ser vi en økning i andelen som tilslutter seg påstandenetter virksomhetsstørrelse. Mens bortimot halvparten av topplederne for de største virksomhetene (48 prosent) hevder at virksomheten i stor eller svært stor grad jobber aktivt med å bygge relasjoner med organisasjoner som de kanskje må samarbeide med i en krise, er tilsvarende andel blant topplederne for de minste virksomhetene 17 prosent. For de to kategoriene mellom ligger andelene som gir uttrykk for dette på 34 og 38 prosent. Blant topplederne for de minste virksomhetene ser vi at hele 31 prosent oppgir at det motsatte er tilfelle, nemlig at de i ikke i det hele tatt, i liten eller i mindre grad driver kriseberedskap i form av aktiv relasjonsbygging.
Overordnet tyder svarmønsteret på at beredskap i forkant av kriser og uforutsette hendelser er relatert til virksomhetsstørrelse på flere områder.
1.5 Håndtering av kriser og uforutsette hendelser
Vi undersøkte også hvordan og i hvilken grad topplederne opplever å være rustet til å håndtere kriser eller krevende situasjoner mens de pågår. Figur 11 viser svarfordelingen på utsagn om beredskap under kriser:
Figur 11 viser at 79 prosent av respondentene hevder at de i stor og svært stor grad kan ta vanskelige beslutninger raskt under kriser. Vi ser videre at tre av fire (75 prosent) oppgir at ledelsen i deres vikrsomhet i stor eller svært stor grad har et bevisst forhold til å gå foran som gode eksempler under kriser. I tillegg hevder 71 prosent at de i stor eller svært stor grad er flinke til å etablere et alvor i organisasjonen knyttet til krisehåndtering. En noe lavere andel, men likevel rundt halvparten av topplederne i undersøkelsen (51 prosent), svarer at de i stor eller svært stor grad sørger for at ansatte har tilstrekkelig informasjon og kunnskap til å kunne reagere på uventede problemer under kriser. Igjen virker ressurser til å være en begrensning, og 15 prosent gir totalt uttrykk for at virksomheten i liten eller mindre grad har tilstrekkelige ressurser tilgjengelig i virksomheten til å håndtere kriser.
På dette spørsmålet er det kun ett utsagn hvor topplederne i de ulike sektorene svarer signifikant forskjellig, nemlig hvorvidt virksomheten er flinke til å etablere et alvor i organisasjonen knyttet til krisehåndtering. Svarfordelingen på dette utsagnet framgår av figur 12:
Det er høyest andel toppledere for helseforetak som i stor eller svært stor grad (83 prosent) anser virksomheten som flinke til å etablere et alvor i organisasjonen knyttet til krisehåndtering. Blant de øvrige er andelene som uttrykker dette likere, rundt to tredjedeler (63 – 67 prosent).
På to av spørsmålene finner vi også signifikante forskjeller etter virksomhetsstørrelse, noe som framgår av figur 13:
Figur 13 viser at det for begge utsagnene er en tendens til at andelen som svarer i stor eller i svært stor grad øker med virksomhetsstørrelse. Dette gjelder spesielt vurderingen av om de er flinke til å etablere et alvor i organisasjonen knyttet til krisehåndtering. Mens hele 81 prosent av topplederne for de største virksomhetene gir uttrykk for at mener dette i stor eller svært stor grad er tilfelle, er tilsvarende andel 53 prosent blant topplederne for de minste virksomhetene. Blant disse oppgir ni prosent at dette i liten eller mindre grad er tilfelle. Blant topplederne for de nest største virksomhetene hevder 71 prosent at de i stor eller svært stor grad er flinke til å etablere et alvor i organisasjonen knyttet til krisehåndtering, mens dette gjelder 64 prosent blant topplederne i virksomheter med mellom 50 og 200 ansatte.
Tendensen er ikke like tydelig når det gjelder hvorvidt topplederne mener at de sørger for at ansatte har tilstrekkelig informasjon og kunnskap til å kunne reagere på uventede problemer under kriser. Mens 56 prosent av topplederne i de største virksomhetene hevder at dette i stor eller svært stor grad er tilfelle, er tilsvarende andel blant topplederne i de nest største virksomhetene omtrent like stor (55 prosent), og det er faktisk en høyere andel blant disse som uttrykker at dette i svært stor grad er tilfelle. Videre uttrykker halvparten (50 prosent) av topplederne for virksomheter med mellom 50 og 200 ansatte at de i stor eller svært stor grad sørger for at ansatte har tilstrekkelig informasjon og kunnskap til å kunne reagere på uventede problemer under kriser. Det er imidlertid kun 36 prosent av topplederne for de minste virksomhetene som hevder dette, og blant disse oppgir ti prosent at det ikke i det hele tatt, i liten eller mindre grad er tilfelle.